Stichting Happy Smile is een initiatief van Aafje en Geert Prins. Rondom de evenementen worden zij ondersteund door een groot aantal vrijwilligers.

Het aanmelden voor onze evenementen kan uitsluitend via onze website www.stichtinghappysmile.com en niet via e-mail, social media of telefoon.

Het gezin wat zich heeft aangemeld ontvangt via mail bericht van de definitieve aanmelding (let op, mogelijk komt deze in uw spambox). In deze mail wordt alle verdere informatie gegeven aangaande de toegang tot het betreffende event.

De diverse evenementen zijn beschreven op de website. De aanmelding voor een evenement kan uitsluitend via de website middels het aanmeldingsformulier. Aan een opgave kunnen geen rechten ontleent worden.

Op het moment dat het evenement op de website staat vermeld, start ook de aanmelding voor het ‘VIP’ arrangement. De sluitingsdatum voor het aanmelden staat niet vast. Het spreekt voor zich dat aanmelding stopt wanneer het evenement volgeboekt is. U ziet dan de vermelding dat het niet meer mogelijk is om u aan te melden voor het evenement.

Wilt u, uw gezin wederom aanmelden, maar u bent al eens te gast geweest met uw gezin? Houd dan rekening met het volgende:

• Bij een groot aantal aanmeldingen voor een evenement is het uitgangspunt dat gezinnen die nog nooit te gast zijn geweest ten alle tijden voorrang hebben.
• Het is slechts éénmaal mogelijk om te gast te zijn tijdens een IDM weekend in het buitenland. Indien u reeds een keer te gast bent geweest met uw gezin is opgave voor een tweede keer IDM weekend niet meer mogelijk dan wel zinloos.

Wanneer het gezin bestaat uit één of meerdere kinderen met een ernstige ziekte of ernstige beperking komt het gezin in aanmerking voor het arrangement. Bij een ernstige ziekte kan gedacht worden aan bijvoorbeeld een stofwisselingsziekte, spierziekte, kanker. Bij een beperking kan gedacht worden aan een visuele of auditieve beperking, een lichamelijke beperking of een verstandelijke beperking. Aandoeningen van welke aard dan ook vallen niet binnen onze doelgroep tenzij anders is overeengekomen.

Er worden voor het gehele arrangement geen kosten in rekening gebracht. De kosten zijn voor rekening van Stichting Happy Smile. Het gezin zorgt zelf uitsluitend voor de heen- en terugreis naar het VIP-arrangement.

Alle arrangementen op het TT Circuit vinden plaats vanuit de VIP-box van Stichting Happy Smile op het TT Circuit in Assen. De arrangementen op andere circuits vinden plaats in de eigen hospitality van Stichting Happy Smile. Tijdens de IDM-weekenden wordt de hospitality gedeeld met het ‘BCC-Alfa-Van Zon-BMW Team’. Alle dranken en maaltijden worden in de hospitality aangeboden en worden zoveel mogelijk vers bereid.

Het verslag van de dag wordt geplaatst op de website en een selectie van de gemaakte foto’s van de dag worden geplaatst in een map op het Facebookaccount van Stichting Happy Smile. Door met de rechtermuisknop op de foto te klikken komt de optie ‘foto opslaan als’ in beeld. Door deze optie aan te klikken kan de foto gekopieerd worden naar een eigen map op de pc. Gasten die niet herkenbaar op de foto willen worden verzocht dit voorafgaand het evenement aan te geven bij de fotograaf van Stichting Happy Smile.